Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales de Asobancaria

INTRODUCCIÓN

En cumplimiento con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue, la Asociación Bancaria y de Entidades Financieras de Colombia – ASOBANCARIA, ubicada en la Carrera 9 No, 74-08 Piso 9 de la ciudad de Bogotá, con número telefónico 3266600 y página web www.asobancaria.com, correo electrónico datospersonales@asobancaria.com, adopta este manual interno de políticas y procedimientos para el tratamiento de los datos personales.

I. DEFINICIONES

  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el responsable, que es puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales, el cual comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento;
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos;
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 

II. PRINCIPIOS

Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por ASOBANCARIA en el tratamiento de datos personales:

  • Legalidad: El Tratamiento a que se refiere la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las disposiciones que la desarrollen;
  • Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
  • Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
  • Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
  • Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
  • Acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley;
  • Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

III. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a ASOBANCARIA, en su calidad de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  • Ser informado por el Responsable o Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, según lo indicado en la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Al solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

IV. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMACIONES

1. Área responsable de la atención de consultas y reclamos

La dependencia responsable de la atención de consultas, peticiones, y reclamos ante la cual el Titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato o rectificar la Autorización en los términos de Ley, será la Vicepresidencia Jurídica de Asobancaria ubicada en la ciudad de Bogotá en la Carrera 9 No. 74 – 08 piso 9, teléfono 3266600.

2.Consultas

El titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, por medio escrito adjuntado, adicionalmente, los siguientes documentos:

TIPO DE SOLICITANTE

REQUERIMIENTO

Titular

Fotocopia de su documento de identificación (cédula de ciudadanía o cédula de extranjería)

Tercero/Apoderado

  • Carta de autorización con firma autenticada ante Notaría.
  • Fotocopia documento de identificación del titular y la persona autorizada.

Tercero por Titular fallecido

El Cónyuge o compañero (a) permanente

  • Fotocopia del certificado de defunción del Titular de la información
  • Fotocopia del documento original de identificación personal del Cónyuge o compañero (a) permanente.
  • Fotocopia del registro civil de matrimonio o declaración extra juicio de la unión marital de hecho.

Los Hijos

  • Fotocopia del certificado de defunción del Titular de la información
  • Fotocopia del documento de identificación personal del hijo
  • Fotocopia del registro civil de nacimiento.

Otros Familiares

  • Fotocopia del certificado de defunción del Titular de la información
  • Fotocopia del documento de identificación personal del familiar.
  • Fotocopia de los registros civiles del (la) fallecido (a) y del peticionario, con el que se acredite el parentesco.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

3. Reclamaciones

El titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo escrito ante ASOBANCARIA.
Procedimiento
El reclamo deberá formularse mediante solicitud escrita con la identificación y nombres del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, los datos de contacto (dirección de correspondencia y teléfono contacto), y acompañando los documentos que soportan la solicitud. Éstos documentos deberán radicarse en la carrera 9 # 74-08 piso 9.
En caso en que la solicitud resulte incompleta, se requerirá al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para subsanar las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que ASOBANCARIA no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea resuelto.
ASOBANCARIA tendrá un plazo máximo para atender el reclamo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

V. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LAS BASES DE DATOS

Los datos personales de los Titulares serán sometidos a los siguientes tratamientos: recolección, almacenamiento, uso, circulación y administración.

BASE DE DATOS

DESCRIPCIÓN

FINALIDAD

RECURSOS HUMANOS

Es base que contiene la información de los funcionarios y exfuncionarios de ASOBANCARIA. El tratamiento de datos personales de los funcionarios y exfuncionarios estará enmarcado en la relación laboral, y cuyo objetivo será garantizar los derechos y deberes de los funcionarios y exfuncionarios de Asobancaria de acuerdo con el Código Sustantivo del Trabajo, respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012. Los datos personales serán utilizados para:

  • Verificar las condiciones personales, profesionales y del entorno familiar y social del funcionario y exfuncionario.

 

  • Realizar la gestión del personal y de los exfuncionarios.
  • Ofrecer conjunta o separadamente con terceros bienes o servicios en beneficio del funcionario o exfuncionario.

 

  • Realizar análisis e investigaciones de carácter estadístico.

PROVEEDORES

Es base que contiene la información de los proveedores de ASOBANCARIA.
  • Contactar como posible oferente en los procesos de adquisición de bienes y/o servicios que adelante ASOBANCARIA.

 

  • Registrar toda la información relacionada con los proveedores y los productos y/o servicios prestados a ASOBANCARIA.
  • Contactar para todos los efectos relacionados con el cumplimiento de los derechos y deberes del proveedor.

 

  • Dejar registro contable de las operaciones realizadas.

ASISTENTES Y PATROCINADORES DE EVENTOS Y CAPACITACIONES

Es base que contiene la información de los patrocinadores y asistentes a eventos y capacitaciones de ASOBANCARIA. Conocer los patrocinadores y asistentes a eventos y capacitaciones programadas por ASOBANCARIA y realizar actividades de vinculación y apoyo para estos eventos. Por lo cual, los datos personales podrán ser empleados para:

  • Contactar por cualquier medio de comunicación para participar como asistente, conferencista o patrocinador en eventos y/o capacitaciones que organice ASOBANCARIA

 

  • Realizar el cobro de las obligaciones adeudadas a ASOBANCARIA.
  • Remitir publicidad y publicaciones relacionadas con las actividades que desarrolla ASOBANCARIA

 

  • Realizar estudios de asistencia, estadísticas y encuestas, enmarcadas dentro del objeto del gremio.

MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA Y ASISTENTES DE COMITÉS

Es base que contiene la información de los miembros la Asamblea General y Junta Directiva de ASOBANCARIA, así como la de los funcionarios que participan en los comités técnicos organizados por ASOBANCARIA.
  • Realizar las citaciones respectivas a la Asamblea, Junta Directiva y Comités.
  • Contactar para buscar lograr la vinculación a las actividades de Asobancaria.

 

  • Remitir los estudios y análisis que desarrolla ASOBANCARIA en cumplimento de su objeto social.

VI. VIGENCIA

El presente manual rige a partir del veintiséis (26) de julio de 2013, y estará vigente en tanto Asobancaria ejerza las mismas funciones que realiza actualmente.

Las bases de datos mencionadas se encontrarán vigentes en tanto Asobancaria realice las actividades para las cuales fue constituida y que efectúa actualmente.

VII. MODIFICACIONES Y/O ACTUALIZACIONES

Cualquier cambio sustancial referido a la identificación del Responsable o finalidad del Tratamiento que afecten el contenido de la autorización será comunicado de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto. Si el cambio está relacionado con la finalidad del tratamiento, se solicitará una nueva autorización.

 


 

Formato de Autorización Eventos y Capacitaciones

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Aviso de Privacidad

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Formato de Autorización de Proveedores

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AFIRMACIÓN DEL USUARIO 

En mi calidad de titular de información, actuando libre y voluntariamente, autorizo de manera previa y expresa a Asobancaria, ubicada en la Carrera 9 No, 74-08 Piso 90 en la ciudad de Bogotá, teléfono 326 66 00 y página web www.asobancaria.com y a cualquier cesionario o beneficiario presente o futuro de sus obligaciones y derechos, para que directamente o a través de terceros realice el tratamiento a mi información personal, el cual consiste en recolectar, almacenar, usar, circular, registrar, administrar, procesar, confirmar, suprimir y actualizar mi información de carácter personal que le he suministrado, o que sobre mi recoja. Lo anterior con el fin de:

  • i) Ser contactado por cualquier medio de comunicación para participar como asistente, conferencista o patrocinador en eventos y/o capacitaciones que organice ASOBANCARIA.
  • (ii) Realizar el cobro de las ‘obligaciones adeudadas a ASOBANCARIA.
  • (iii) Remitirme publicidad y publicaciones relacionadas con las actividades que desarrolla Asobancaria.
  • (iv) Realizar estudios de asistencia, estadísticas y encuestas, enmarcadas dentro del objeto del gremio.

He sido informado que las políticas para el tratamiento de mi información personal y el aviso de privacidad, así como el procedimiento para elevar cualquier solicitud, petición, queja o reclamo, podrán ser consultados a través de la página web www.asobanciaria.com, y de manera expresa manifiesto que conozco, entiendo y he sido informado que mis derechos como titular de los datos personales suministrados son los siguientes:

  • i) Conocer, actualizar y rectificar mis datos personales.
  • ii) Solicitar prueba de la autorización otorgada
  • iii) Ser informado por la Entidad, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a mis datos personales
  • iv) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
  • v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de mi(s) dato(s) en los casos en que sea procedente
  • vi) Acceder en forma gratuita a los mismos.

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Banca y Economía

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    Carlos Alberto Ruiz Martínez

    Vicepresidente de Asuntos Corporativos

    Es economista de la Universidad Nacional graduado con honores, con Maestrías en Administración Pública de la Universidad de Columbia, Ciencias Económicas de la Universidad Nacional, Banca y Mercados Financieros de Universidad Carlos III de Madrid y Finanzas Corporativas de la Universidad de Barcelona.

    Antes de ser vicepresidente en Asobancaria, fue viceministro de Vivienda en el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, Jefe de Estudios Económicos de Asobancaria, Analista Económico de Fedesarrollo, y profesor de macroeconomía de la Universidad Nacional, entre otros.

    Monica Gomez

    Mónica María Gómez Villafañe

    Vicepresidenta Administrativa y Financiera

    Es abogada de la Universidad de San Buenaventura de Cali, con estudios de Alta Gerencia de la Universidad de los Andes, con Especialización en Derecho Notarial y Derecho de Registro de la Universidad Externado de Colombia y Maestría en Administración Pública de la Universidad de Harvard.

    Entre otros cargos, se ha desempeñado como Directora Jurídica y Secretaria de la Junta Directiva en la Asociación Colombiana de Laboratorios de Investigación y Desarrollo AFIDRO, Secretaria General de la Aeronáutica Civil de Colombia y actualmente es la Vicepresidente Administrativa y Financiera de la Asociación Bancaria y de Entidades Financieras de Colombia – ASOBANCARIA, responsable además de la gestión administrativa y financiera, de los eventos de la asociación y desarrollo de nuevos negocios.

    Jose Manuel gomez

    José Manuel Gómez Sarmiento

    Vicepresidente Jurídico

    Es abogado de la Pontificia Universidad Javeriana, cuenta con Especialización en Derecho Laboral de la Pontificia Universidad Javeriana, Especialización en Banca de la Universidad de los Andes, Especialización en Alta Gerencia en la Universidad de los Andes y aspirante el título de Doctor en Docencia de la Universidad de la Salle de Costa Rica.

    Entre otros, se desempeñó como Gerente Jurídico y Secretario General de Leasing de Occidente, Secretario General y Primer Suplente del Presidente del Fondo para el Financiamiento para el Sector Agropecuario FINAGRO, Profesor en pregrado y posgrado de varias Universidades, entre ellas la Pontificia Universidad Javeriana y actualmente es el Vicepresidente Jurídico de la Asociación.

    Alejandro Vera

    Alejandro Vera

    Vicepresidente Técnico

    Es economista y Magister en Economía de la Universidad de los Andes, con estudios complementarios en Finanzas. Posee además un Master en Administración y Políticas Públicas de la London School of Economics (LSE), que obtuvo gracias a una beca otorgada por Colfuturo en 2007.

    A nivel profesional, inició su carrera como Asistente de la Oficina de Asesores del Consejo Superior de Política Fiscal (Confis) del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Durante su estadía en Londres, para cursar estudios de maestría, trabajó como consultor de la International Budget Partnership (IBP), ONG basada en Washington D.C. También fue Investigador, Jefe de Investigaciones Económicas y, posteriormente, Vicepresidente de la Asociación Nacional de Instituciones Financieras (ANIF). En este último cargo estuvo por ocho años.

    A nivel académico ha sido profesor de la Facultad de Economía de la Universidad de los Andes en pregrado y posgrado, de la Facultad de Economía de la Universidad Javeriana y de la Facultad de economía de la Universidad Sergio Arboleda. Actualmente, se desempeña como Vicepresidente Técnico de Asobancaria.

     

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    Jonathan Malagón González

    Presidente

    Jonathan Malagón González nació en Riohacha, La Guajira, el 10 de agosto de 1984. Es economista graduado con honores de la Universidad Nacional de Colombia y administrador (Bachelor of Science in Management) de la University of London. Cuenta con una Maestría en Administración Pública de Columbia University, un Master en Finanzas Corporativas de la Universidad de Barcelona y un PhD en Economía de Tilburg University.

    En enero de 2023, fue designado como presidente ejecutivo de ASOBANCARIA. Previamente, ha ejercido el cargo de ministro de Vivienda, Ciudad y Territorio de Colombia entre 2018 y 2022, vicepresidente de ASOBANCARIA, director de Análisis Macroeconómico y Sectorial de FEDESARROLLO, gerente del programa COMPARTEL del Ministerio de las TIC, gerente de Control de Gestión, asistente del CEO y jefe de Estudios Económicos de TELEFÓNICA COLOMBIA e investigador de ANIF.

    Ha sido profesor universitario de la Universidad Nacional de Colombia, Pontificia Universidad Javeriana, Universidad Externado de Colomba, Universidad de los Andes y del CESA.